Fachtagung «Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung» 2017

30.03.2017 - Mitteilung

Zurück zu Aktuell

Am 28. März fand die Fachtagung der Zusammenarbeit Kanton und Gemeinden zum Thema «Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung» im Volkshaus in Zürich statt. Der Anlass wurde zusammen mit dem Staatsarchiv, der KITT Geschäftsstelle, dem Verein Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute und der IG ICT organisiert. Aufgrund der grossen Nachfrage fand der Anlass bereits zum zweiten Mal statt.

Zusammen in die Digitalisierung

Im Kanton Zürich führen sowohl die Kantonale Verwaltung wie auch immer mehr Gemeinden und öffentliche Institutionen ihre Unterlagen bereits ganz oder teilweise in elektronischer Form. Dabei stellen sich viele Fragen: Wie organisieren wir den Life-Cycle der Unterlagen? Brauchen wir dazu eine zusätzliche Software (GEVER)? Welche Unterlagen muss eine Gemeinde weiterhin auf Papier ablegen? Und wie geht das am Schluss mit der Archivierung? Die einzelnen Referentinnen und Referenten aus verschiedenen Bereichen haben an der Fachtagung Informationen und Inputs aus der Praxis gegeben.

Thomas-Peter Binder, Präsident VZGV

Thomas Binder, Präsident VZGV, leitet mit seinem Eröffnungsreferat ins Thema ein. «Bisher war es ganz besonders wichtig, dass wir unsere Akten vor Wasser, Feuer, Staub und Schimmel schützten und durch eine transparente Zutrittskontrolle sicherstellten, dass die Akten nur durch die Berechtigten gelesen werden können.

Nun kommen aber neue Themen und Fragen auf uns zu. So müssen mehr und mehr Unterlagen nicht nur auf Papier, sondern auch in elektronischer Form verwaltet und aufbewahrt werden. Das bringt ganz neue Herausforderungen mit sich.

Die Themen und Fragen sind anspruchsvoll. Und: Wir sitzen alle im gleichen Boot, das heisst, wir sind mit den gleichen Herausforderungen konfrontiert. Daher ist es nicht sinnvoll, wenn jeder für sich geeignete Lösungen suchen muss. Nein, im Gegenteil: Auch hier gilt das Motto "mitenand gaht’s besser". Es ist wichtig und richtig, dass wir die künftigen Lösungen miteinander suchen und erarbeiten.»

Andrea Carlo Mazzocco, Präsident IG ICT

Es kann festgehalten werden, dass mit ein bisschen Mut sehr viel möglich ist. Das hat das Praxisbeispiel aus der Gemeinde Thalwil eindrücklich gezeigt. Einige rechtliche Grundlagen müssen noch geschaffen werden. Gesamthaft ist es jedoch bereits jetzt möglich, rund 90 % aller Akten und Dokumente elektronisch zu führen. Immer wieder ein Thema ist die digitale Signatur. Dabei ist wichtig, dass nicht alles, was heute physisch unterschrieben werden muss, im digitalen Prozess signiert werden muss. Dort können in vielen Fällen aufgrund von Berechtigungen und Zugriffsprotokollen Nachvollziehbarkeit und Integrität sichergestellt werden.

Ralph Ruch, Staatsarchiv

Wie von Andrea Mazzocco im Referat gehört, gibt es auf dem Markt noch keine bezahlbaren Langzeitarchivierungs-angebote, welche die hohen technischen Anforderungen erfüllen und als Service bezogen werden können.

Das Staatsarchiv prüft deshalb derzeit zusammen mit dem VZGV und egovpartner, wie den Gemeinden und öffentlichen Körperschaften Unterstützung angeboten werden kann. Dabei können durchaus Synergien genutzt werden. Die Projektidee wurde durch den Steuerungsausschuss egovpartner bereits in das Ideenportfolio der Zusammenarbeit Kanton und Gemeinden aufgenommen.

Zurück zu Aktuell