Archivaufbau und Erschliessung

Der 1887 vom Staatsarchiv eingeführte Archivplan für Gemeindearchive kommt bis heute in vielen Gemeinden zur Anwendung. Die damit verbundene Ordnung der Bestände nach Unterlagentypen ist allerdings nicht mehr zeitgemäss und wird in Archiven mit Fachpersonal kaum mehr so praktiziert. Ein moderner Archivplan baut auf dem Provenienzprinzip auf, d. h. die Unterlagen werden in ihrem Entstehungszusammenhang und nicht nach Sachthemen oder Unterlagentypen archiviert.

Das Staatsarchiv empfiehlt, bei der Einführung eines neuen Aktenplans (Registraturplans) auch den Archivplan anzupassen. Wird ein neuer Aktenplan eingeführt, sollen alle nach dieser Umstellung entstehenden Unterlagen in einem neuen Bestand verzeichnet werden. Die nach altem Archivplan strukturierten und erschlossenen Archivteile (z. B. II B) sollen aber nicht neu geordnet werden, sondern bilden in der bestehenden Form einen abgeschlossenen Bestand im neuen Archivplan.

Das Staatsarchiv hat einen neuen Musterarchivplan sowie Empfehlungen für die archivische Erschliessung erarbeitet.

Bei Rückfragen für spezifische Anpassungen stehen die Spezialisten/innen des Staatsarchivs gern zur Verfügung.

Musterarchivplan 2014 für Gemeindearchive

Gemeindearchiv X (Historisches Archiv der Gemeinde X)

A. Gemeinde X

A.1. Gemeindebehörden und Verwaltung

A.1.1. Gemeindebehörden und Verwaltung [Jahrgang ältestes Dokument]–[Einführung neuer Aktenplan]

    I. Urkunden
        A. Auf Pergament
        B. Verträge auf Papier

    II. Akten
        A. Vor 1798
        B. Nach 1798

    III. Rechnungen
        A. Vor 1798
        B. Nach 1798

    IV. Bände
        A. Vor 1798
        B. Nach 1798

    V. Pläne und Grundrisse

    VI. Drucksachen

A.1.2. Gemeindebehörden und Verwaltung ab 20XX [Einführung neuer Aktenplan] (innere Ordnung des Bestandes nach Aktenplan)

A.2. Selbständige öffentlich-rechtliche Anstalten

A.3. Interkommunale Organisationen (Akten Betreibungskreise, Akten KESB)

B. Andere Gemeindeformen und Zweckverbände

B.1. Zivilgemeinden

B.2. Armengemeinden

B.3. Zweckverbände

C. Privatarchive (nicht anbietepflichtige Aktenbildner)

D. Sammlungen