Weitere Hilfsmittel

Leitfaden (2. Auflage)

Der Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven im Kanton Zürich richtet sich an die Verantwortlichen für Informationsverwaltung und Archiv in den Gemeinden des Kantons Zürich (Politische Gemeinden/Einheitsgemeinden, Schul- und Kirchgemeinden sowie Zweckverbände). In knapper Form und modernem Layout präsentiert er die wichtigsten Grundlagen. Der Leitfaden wurde 2016 komplett überarbeitet und steht nun in einer neuen Auflage zur Verfügung.

Gedruckte Exemplare können unter der Adresse staatsarchivzh@ji.zh.ch bestellt werden (Kosten: 20 Franken pro Stück).

Reglement Informationsverwaltung

Die drei Elemente der rechtskonformen Informationsverwaltung sind: Aktenplan, Dossierprinzip und das Reglement Informationsverwaltung, das Verantwortlichkeiten und Abläufe der Aktenführung regelt. Das Staatsarchiv stellt den Gemeinden und Zweckverbänden Musteraktenpläne zur Verfügung. Ebenso hat das Staatsarchiv eine Vorlage für ein Reglement Informationsverwaltung erarbeitet, das die Gemeinden als Word-Dokument herunterladen und ihren Bedürfnissen anpassen können. Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere Ansprechpersonen wenden.

Negativliste zur Bereinigung von Dossiers

Im Rahmen der rechtskonformen Informationsverwaltung werden Unterlagen in Dossiers geführt. Umfangreiche Dossiers können auf Papier wie auch elektronisch schnell unübersichtlich werden. Deshalb rät das Staatsarchiv, bei Geschäftsabschluss nicht geschäftsrelevante Dokumente aus dem Dossier zu entfernen bzw. zu löschen. Die Negativliste des Staatsarchiv unterstützt Sie dabei.

Basisanforderungen an ein Records-Management-System

Immer mehr Gemeinden stellen ganz oder teilweise auf elektronische Aktenführung um und beschaffen dazu entsprechende Software. Das Staatsarchiv hat ein Papier erarbeitet, das organisatorische und benutzertechnische Basisanforderungen an Records-Management-Systeme formuliert. Es handelt sich dabei nicht um ein Musterpflichtenheft, sondern um eine Diskussionsgrundlage, um die detaillierten Vorgaben der Gemeinde für die Beschaffung einer solchen Software zu erarbeiten.

Informationssicherheit: Zugang zu Ablagen und Archiven

Alle Gemeindeverwaltungen bearbeiten sowohl Personendaten als auch besondere Personendaten. Vorliegendes Konzept informiert über den Umgang mit diesen sensiblen Daten. Das Konzept enthält auch Hinweise, wie der Zugriff zu heiklen Unterlagen sowohl in der Ablage wie auch im Archiv einfach und sicher geregelt werden kann.

Merkblatt VIB

Mit diesem Merkblatt für Zürcher Gemeinden können Sie ein Verzeichnis der Informationsbestände (VIB) gemäss Informations- und Datenschutzgesetz (IDG) erstellen.

Schnelltest Informationsverwaltung

Anhand von 20 Fragen können Sie beurteilen, wie Ihre Gemeinde in den Bereichen Informationsverwaltung und Archivierung aufgestellt ist.

Hilfsmittel für Aufsichtsbehörden

Die Checkliste für Visitationen richtet sich an alle Aufsichtsbehörden über Gemeinde- und Zweckverbandsarchive. Mit der Checkliste lässt sich der Stand der Dinge der Gemeinden in den Bereichen Informationsverwaltung und Archivierung erheben. Bei Bedarf können Massnahmen veranlasst werden. Die Checkliste kann selbstverständlich auch von Gemeinden und Zweckverbänden sowie von Dritten verwendet werden, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Rundschreiben zur Archivierung, Aktenlage und Akteneinsicht Fürsorgerische Zwangsmassnahmen

Der Runde Tisch Fürsorgerische Zwangsmassnamen hat am 13. Dezember 2013 Empfehlungen zur Archivierung und Gewährung von Akteneinsicht abgegeben. Im Rundschreiben des Regierungsrates zur Archivierung und Akteneinsicht vom 20. März 2014 an die Gemeindebehörden und privaten Institutionen hat das Staatsarchiv diese Empfehlungen für den Kanton Zürich präzisiert. Das Rundschreiben des Staatsarchivs zur Aktenlage Administrative Versorgung vom 6. Mai 2010 an die Gemeindebehörden liefert zudem eine Übersicht über Behörden und Akten im Bereich Administrative Versorgung sowie eine Checkliste zur Überprüfung und Sicherung der relevanten Aktenlage. Diese Übersicht und Checkliste gelten für den gesamten Bereich Fürsorgerische Zwangsmassnahmen.