Musteraktenpläne

Seit den 1980er Jahren stellt das Staatsarchiv den Gemeinden und Zweckverbänden Musteraktenpläne (Registraturpläne, Ordnungssysteme) zur Verfügung. Da Aktenpläne die aktuellen Aufgaben der öffentlichen Organe abbilden, müssen sie periodisch überprüft werden. Das Staatsarchiv stellt daher seit Sommer 2013 neue Pläne zur Verfügung. Diese sind prozessbasiert und bilden die Leitungsaufgaben (Behörden und andere leitende Gremien), die Unterstützungsaufgaben (Personal, Finanzen, Liegenschaften) sowie das operative "Kerngeschäft" der Gemeinden und Zweckverbände ab. Die Musteraktenpläne enthalten weiter Angaben zur Verantwortung für die Unterlagen, zu den Aufbewahrungsfristen, den dazugehörigen gesetzlichen Grundlagen sowie zur Archivierung.

Inzwischen stehen die meisten neuen Musteraktenpläne zur Verfügung: Im Folgenden finden Sie die neuen Pläne für politische Gemeinden, Schulgemeinden sowie für reformierte und katholische Kirchgemeinden als Excel- und PDF-Dateien. Die PDF-Datei enthält eine Einleitung mit Erklärungen zu den neuen Plänen und ihrer Handhabung sowie die Struktur des Aktenplans. Die Excel-Datei enthält den kompletten Musteraktenplan sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung). Die Datei kann von der Gemeinde an ihre jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Dabei steht Ihnen das Staatsarchiv gerne beratend zur Seite. Weiter steht der Musteraktenplan auch als vorbereitete elektronische Ordnerstruktur zur Verfügung, die Sie direkt in Ihre Laufwerke übernehmen können.

Beim Musteraktenplan handelt es sich um ein Hilfsmittel, das den Bedürfnissen und Strukturen der einzelnen Gemeinden angepasst werden kann. Die Gemeinde entscheidet, ob und wann sie ihre Ablage auf einen neuen Aktenplan umstellen will.

Gründe für eine Umstellung auf einen neuen Aktenplan könnten Gemeindefusionen, die Umstellung auf elektronische Aktenführung oder eine generelle Unzufriedenheit mit dem aktuellen Zustand der Ablage sein.

Das Staatsarchiv hat ein Dokument erarbeitet, das über das korrekte Vorgehen bei der Neuorganisation der bei Einführung eines neuen Aktenplans informiert.

Zweckverbände

Für Zweckverbände stehen im Moment noch die bisherigen Musterregistraturpläne zur Verfügung. Das Staatsarchiv wird diese nach und nach überarbeiten.