Musteraktenpläne

Seit den 1980er Jahren stellt das Staatsarchiv den Gemeinden und Zweckverbänden Musteraktenpläne (Registraturpläne, Ordnungssysteme) zur Verfügung. Da Aktenpläne die aktuellen Aufgaben der öffentlichen Organe abbilden, müssen sie periodisch überprüft werden. Das Staatsarchiv stellt daher seit Sommer 2013 neue Pläne zur Verfügung. Diese sind prozessbasiert und bilden die Leitungsaufgaben (Behörden und andere leitende Gremien), die Unterstützungsaufgaben (Personal, Finanzen, Liegenschaften) sowie das operative "Kerngeschäft" der Gemeinden und Zweckverbände ab. Die Musteraktenpläne enthalten weiter Angaben zur Verantwortung für die Unterlagen, zu den Aufbewahrungsfristen, den dazugehörigen gesetzlichen Grundlagen sowie zur Archivierung.

Im Folgenden finden Sie die neuen Pläne für politische Gemeinden, Schulgemeinden sowie für reformierte und katholische Kirchgemeinden. Die PDF-Datei enthält eine Einleitung mit Erklärungen zu den neuen Plänen und ihrer Handhabung sowie die Struktur des Aktenplans. Die Excel-Datei enthält den kompletten Musteraktenplan sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung). Die Datei kann von der Gemeinde an ihre jeweiligen Bedürfnisse und Strukturen angepasst werden. Dabei steht Ihnen das Staatsarchiv gerne beratend zur Seite. Weiter steht der Musteraktenplan auch als vorbereitete elektronische Ordnerstruktur zur Verfügung, die Sie direkt in Ihre Laufwerke übernehmen können.

Für Zweckverbände stehen Musteraktenpläne als Excel-Dateien zur Verfügung. Diese enthalten den kompletten Musteraktenplan sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung). Die Dateien können von den Zweckverbänden an ihre jeweiligen Bedürfnisse und Strukturen angepasst werden. Zur Zeit sind noch nicht für alle Typen von Zweckverbänden Musteraktenpläne erarbeitet. Wenn Sie einen Musteraktenplan für Ihren Zweckverband benötigen, wenden Sie sich bitte an das Staatsarchiv. Unter dieser Adresse können Sie auch den Musteraktenplan als vorbereitete elektronische Ordnerstruktur beziehen, die Sie direkt in Ihre Laufwerke übernehmen können. Die  allgemeinen Ausführungen zum Aktenplan können Sie der PDF-Datei „Musteraktenplan 2015 für politische Gemeinden“ entnehmen.

Jede Gemeinde und jeder Zweckverband entscheidet selbst, ob und wann die Ablage auf einen neuen Aktenplan umgestellt werden soll. Gründe für eine Umstellung auf einen neuen Aktenplan könnten Fusionen, die Umstellung auf elektronische Aktenführung oder eine generelle Unzufriedenheit mit dem aktuellen Zustand der Ablage sein.

Das Staatsarchiv hat ein Dokument erarbeitet, das über das korrekte Vorgehen bei der Neuorganisation der bei Einführung eines neuen Aktenplans informiert.