Aktenerschliessung

Bild einer Mitarbeiterin beim Erschliessen von Akten

Die Abteilung Aktenerschliessung bearbeitet die Unterlagen, die von der Abteilung Überlieferungsbildung übernommen und zur Erschliessung vorbereitet wurden. Das Ziel besteht darin, die Unterlagen in einen Zustand zu bringen, in dem sie dauerhaft archiviert und benutzt werden können. Dies geschieht durch die Ordnung und Verzeichnung der Akten, die Festlegung von Schutzfristen und die Umsetzung von niederschwelligen Konservierungsmassnahmen.

Ordnung

Die Ordnung folgt im modernen Archiv der Organisation und den Kompetenzen der öffentlichen Organe. Zu jeder Behörde bildet das Staatsarchiv gemäss dem Provenienzprinzip einen eigenen Archivfonds, dem jene Akten zugeordnet werden, die sie selbst angelegt hat. Ein abgeschlossener Archivfonds orientiert strukturell und inhaltlich über die wichtigen Aufgaben und die dazu vorhandenen Akten einer bestimmten Behörde in einem bestimmten Zeitraum.

Verzeichnung

Die Verzeichnung in der Archivdatenbank erschliesst den Inhalt von Unterlagen durch Titelbildung, Beschreibung und Ermittlung der Laufzeiten. Damit wird der direkte Zugriff auf einzelne Geschäfte möglich. Kontextinformationen auf höheren Ebenen über den allgemeinen Inhalt und den Entstehungszusammenhang ganzer Aktengruppen ermöglichen die Recherche am richtigen Ort, auch wenn die gesuchte Detailinformation in der Datenbank nicht nachgewiesen ist.

Schutzfristen

Bestimmte Unterlagen werden mit Schutzfristen gemäss Archivgesetz und Archivverordnung versehen. Damit wird gewährleistet, dass Akten mit Personendaten erst nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen einsehbar sind und keine Grundrechte von Personen verletzt werden.

Konservierung

Die so genannte niederschwellige konservatorische Behandlung von Unterlagen besteht in der Entfernung von Materialien aus den Dossiers, die den langfristigen Zerfall fördern: Plastik-Zeigetaschen (Weichmacher), Büroklammern (Rost) oder Klebstoffe (div. Chemikalien) können Informationen schon nach wenigen Jahren unlesbar machen. Nach der Entfernung unliebsamer Bestandteile aus den Unterlagen werden diese in archivgerechte Behältnisse verpackt. Diese bestehen aus säure- und weichmacherfreien Materialien; sie verzögern die (natürliche) Alterung der Informationsträger.

Für jeden Laufmeter Akten sind erfahrungsgemäss durchschnittlich 16 Stunden Erschliessungsarbeit nötig, damit die Akten für die kommenden Jahrzehnte den Kundenerwartungen und den konservatorischen Anforderungen entsprechen.