Überlieferungsbildung

Übernahme von Verwaltungsakten

Bild einer Mitarbeiterin, die eine Ablieferung entgegennimmt

Parlament, Regierung, Verwaltung, nachgeordnete Verwaltungseinheiten, Gerichte und Anstalten des Kantons Zürich sind gesetzlich verpflichtet, ihre nicht mehr benötigten Unterlagen dem Staatsarchiv zur dauernden Archivierung anzubieten. Aus der Gesamtmenge der angebotenen Akten (Dokumente in Papierform, audiovisuelle Medien, elektronische Daten) übernimmt das Staatsarchiv einen relativ kleinen Anteil zur dauernden Archivierung. Die äussere Form der Unterlagen spielt dabei keine Rolle, massgeblich ist einzig die so genannte dauernde Überlieferungswürdigkeit, die vom Staatsarchiv festgelegt wird. Erst nach der Bewertung durch das Staatsarchiv darf ein öffentliches Organ Unterlagen vernichten.

Bewertung

Die Auswahl der dauernd aufzubewahrenden Akten aufgrund einer so genannten Bewertung ist eine der wichtigsten Aufgaben des Staatsarchivs. Sie orientiert sich dabei am Ziel, die Grundlagen und den Vollzug des Verwaltungshandelns authentisch zu dokumentieren. Die im Staatsarchiv entstehende Überlieferung bildet die zentrale Basis für die Forschung zur Geschichte der kantonalen Behörden und des Kantons Zürich überhaupt.

Übernahme privater Bestände

Neben staatlichen Akten kann das Staatsarchiv Unterlagen von privaten Anbietern, d. h. Privatpersonen, Firmen, Parteien, Vereinen oder Stiftungen, übernehmen und dauernd archivieren. Voraussetzungen dafür sind u. a., dass die Unterlagen aussagekräftig sind und für den Kanton Zürich eine bestimmte Bedeutung haben. Solche Akten ergänzen die Bestände staatlicher Herkunft in wertvoller Weise.

Beratung bei der Informations- und Schriftgutverwaltung

Voraussetzung für eine funktionierende Überlieferungsbildung ist eine gute Informationsverwaltung bei den kantonalen Behörden und Verwaltungsstellen. Die hauptsächliche Herausforderung besteht heute darin, die ordnungs- und pflichtgemässe Informationsverwaltung in einem besonders komplexen Umfeld zu etablieren, nämlich im Übergang vom analogen zum digitalen Zeitalter: Gegenwärtig und in den nächsten Jahren werden in den meisten Amtsstellen gleichzeitig analoge und digitale Daten zur Produktion, Verwendung, Ablage und Ablieferung anstehen. Das Staatsarchiv berät die Dienststellen in Sachen Informations- und Schriftgutverwaltung bzw. „Records Management“, wie diese Disziplin heute heisst.