Anbieten, Bewerten und Abliefern von Akten

Archivgesetz und Archivverordnung verpflichten die kantonalen Verwaltungsstellen – von den Behörden und Ämtern über die Gerichte und Notariate bis zu den Bezirken – alle nicht mehr benötigten, geschäftsrelevanten Unterlagen dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Die Anbietepflicht gilt für alle Aktentypen: für Dossiers mit besonderen Personendaten ebenso wie für elektronische Daten (Fachanwendungen, Datenbanken etc.) oder audiovisuelle Medien. Aus der Gesamtmenge der angebotenen Unterlagen wählt das Staatsarchiv einen kleinen Teil zur dauernden Archivierung aus. Nicht übernommene Unterlagen müssen vernichtet werden.

Der Prozess der Aktenübergabe umfasst mehrere Schritte:

  • Sie erstellen ein schriftliches Aktenangebot
  • Wir führen vor Ort die Bewertung durch und wählen den archivwürdigen Teil aus
  • Sie organisieren die Ablieferung

 

 

 

Unsere Merkblätter und Formulare erläutern das Vorgehen bei der Übergabe von analogen und von elektronischen Unterlagen detailliert und unterstützen Sie im Ablieferungsprozess.

Elektronische Unterlagen müssen bei Dossierabschluss oder spätestens bei der Übergabe ans Staatsarchiv in archivtaugliche Dateiformate konvertiert werden, um ihre langfristige Lesbarkeit zu garantieren. Der Katalog archivischer Dateiformate der KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen) gilt auch in der Zürcher Verwaltung. Das am häufigsten verwendete archivtaugliche Dateiformat ist PDF/A, das Archivformat von PDF. Es kann für Dokumente aus allen Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint) verwendet werden. Alle Angaben, die es den Verwaltungsstellen ermöglichen sollen, die Konvertierung selber vorzunehmen, finden sich in den beiden nachfolgenden Dokumenten. Bei Fragen und Problemen steht das Staatsarchiv gerne zur Verfügung (Ansprechpersonen).

Als Anhang zur Anleitung stehen zwei Aktionsdateien zur Verfügung, die mit dem Acrobat XI Pro importiert werden können und anschliessend die Verarbeitung von Dateien im Stapelverfahren ermöglichen. Das genaue Vorgehen ist in der Anleitung beschrieben.

Allgemeines Merkblatt zur Überlieferungsbildung im Staatsarchiv

Aktenangebote und Ablieferungen ans Staatsarchiv sollen regelmässig erfolgen, in der Regel sobald die amtsinterne Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Melden Sie sich bitte frühzeitig beim Staatsarchiv, wenn Sie eine Aktenübergabe planen.