Anbieten, Bewerten und Abliefern von Akten

Archivgesetz und Archivverordnung verpflichten die kantonalen Verwaltungsstellen – von den Behörden und Ämtern über die Gerichte und Notariate bis zu den Bezirken – alle nicht mehr benötigten, geschäftsrelevanten Unterlagen dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Die Anbietepflicht gilt für alle Aktentypen: für Dossiers mit besonderen Personendaten ebenso wie für elektronische Daten (Fachanwendungen, Datenbanken etc.) oder audiovisuelle Medien. Aus der Gesamtmenge der angebotenen Unterlagen wählt das Staatsarchiv einen kleinen Teil zur dauernden Archivierung aus. Nicht übernommene Unterlagen müssen vernichtet werden.

Der Prozess der Aktenübergabe umfasst mehrere Schritte:

  • Sie erstellen ein schriftliches Aktenangebot
  • Wir führen vor Ort die Bewertung durch und wählen den archivwürdigen Teil aus
  • Sie organisieren die Ablieferung

 

 

 

Unsere Merkblätter und Formulare erläutern das Vorgehen bei der Übergabe von analogen und von elektronischen Unterlagen detailliert und unterstützen Sie im Ablieferungsprozess.

Elektronische Unterlagen müssen bei Dossierabschluss oder spätestens bei der Übergabe ans Staatsarchiv in archivtaugliche Dateiformate konvertiert werden, um ihre langfristige Lesbarkeit zu garantieren. Auch für die öffentlichen Organe des Kantons Zürich gilt dafür der Katalog archivischer Dateiformate der KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen).

Das am häufigsten verwendete archivtaugliche Dateiformat ist PDF/A, das Archivformat von PDF. Es kann für Dokumente aus allen Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint) verwendet werden. Es existieren verschiedene Versionen von PDF/A. Die jeweils aktuellen Versionen und ihre Eigenschaften können dem Katalog archivischer Dateiformate entnommen werden. Aktuell sind für die Archivierung PDF/A-1b und PDF/A-2b geeignet.

Die Konvertierung in das Format PDF/A kann mit unterschiedlichen Programmen erfolgen. Die KOST hat dazu im März 2017 eine Produkteübersicht publiziert, die je nach Anforderungen (z. B. an die Qualität, die Geschwindigkeit oder die Kosten) bei der Auswahl des richtigen Konverters helfen soll.

Bei Fragen und Problemen steht das Staatsarchiv gerne zur Verfügung.

Allgemeines Merkblatt zur Überlieferungsbildung im Staatsarchiv

Aktenangebote und Ablieferungen ans Staatsarchiv sollen regelmässig erfolgen, in der Regel sobald die amtsinterne Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Melden Sie sich bitte frühzeitig beim Staatsarchiv, wenn Sie eine Aktenübergabe planen.