Informationsverwaltung – elektronisch und physisch

Grundsätze

Unter Informationsverwaltung (auch Schriftgutverwaltung, Aktenführung, Records Management) wird das geordnete Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Aufbewahren und Vernichten von Unterlagen verstanden, die im Zusammenhang der Amtstätigkeit entstehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Papierdokumente, Fotos, Pläne oder elektronische Unterlagen und Daten handelt.

Eine rechtskonforme und geordnete Informationsverwaltung gewährleistet, dass geschäftsrelevante Unterlagen vollständig vorhanden sind. Sie sorgt für Rechtssicherheit und ermöglicht den Nachvollzug des Verwaltungshandelns. Zudem unterstützt eine gute Informationsverwaltung die effiziente Bearbeitung der Verwaltungsgeschäfte: Die richtigen Unterlagen stehen zum gewünschten Zeitpunkt den richtigen Personen zur Verfügung.

Anforderungen an die Dienststellen

Die Anforderungen an die Ämter bezüglich rechtskonformer Informationsverwaltung sind im Archivgesetz und im Gesetz über die Information und den Datenschutz mit ihren jeweiligen Verordnungen festgelegt (LS 170.6, 170.61, 170.4, 170.41).

Sie umfassen insbesondere:

  • klare Zuständigkeiten für die Informationsverwaltung im Amt
  • Bildung von Dossiers und Aktenserien mit allen relevanten Unterlagen pro Geschäft
  • gesicherte Aufbewahrung abgeschlossener Dossiers unter Einhaltung von Datenschutz und Transparenzprinzip
  • definierte Aufbewahrungsfristen pro Aktenserie und Anbietepflicht ans Staatsarchiv nach deren Ablauf, auch von Daten in elektronischen Systemen

Die Vorgaben zur Informationsverwaltung in einer Dienststelle sollten schriftlich festgehalten sein, am besten in einer Weisung mit zugehörigem Aktenplan (auch Registraturplan, Ordnungssystem genannt).

Elektronische Informationsverwaltung

Bei der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung stellen sich für eine Organisationseinheit einige Herausforderungen und Fragen, z. B. zum Verhältnis von elektronischen Unterlagen zu Unterlagen auf Papier, zur Datensicherheit, zu rechtlichen Grundlagen, zur langfristigen Haltbarkeit usw.

Für eine rechtskonforme elektronische Informationsverwaltung wird eine Geschäftsverwaltungssoftware (elektronisches Records-Management-System) benötigt. Diese Software muss verschiedene Bedingungen erfüllen, sei es im laufenden Betrieb, sei es im Hinblick auf eine Ablieferung von Daten an das Staatsarchiv. Die folgenden beiden Merkblätter helfen dabei, Systeme auf ihre Eignung hin zu prüfen.

Das Papier "Basisanforderungen" formuliert organisatorische und benutzertechnische Anforderungen an ein Records-Management-System, um die Erarbeitung von detaillierten Vorgaben für die Beschaffung eines solchen Systems zu erleichtern.

Das Merkblatt "Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung" hält die besonderen Anforderungen an die elektronische Informationsverwaltung fest, die erfüllt sein müssen, damit eine langfristige Archivierung elektronischer Daten sinnvoll machbar ist.

Negativliste zur Bereinigung von Dossiers

Im Rahmen der rechtskonformen Informationsverwaltung werden Unterlagen in Dossiers geführt. Umfangreiche Dossiers können auf Papier wie auch elektronisch schnell unübersichtlich werden. Deshalb rät das Staatsarchiv, bei Geschäftsabschluss nicht geschäftsrelevante Dokumente aus dem Dossier zu entfernen bzw. zu löschen. Die Negativliste des Staatsarchiv unterstützt Sie dabei.

Beratung und Kurse

Das Staatsarchiv berät Dienststellen, die ihre Informationsverwaltung verbessern oder ein elektronisches Datenverwaltungssystem einführen wollen.

Zudem bieten wir zusammen mit dem Personalamt den Kurs „Informationsverwaltung und Ablageorganisation“ für alle Sachbearbeitenden an. Er vermittelt die Grundlagen einer rechtskonformen und effizienten Aktenführung. Details und Termine finden Sie im internen Aus- und Weiterbildungsprogramm des Kantons.