Wichtige Begriffe in der Informationsverwaltung

Das nachstehende Glossar erläutert die wichtigsten Begriffe rund um die Informationsverwaltung und die Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv.

Ablieferung

Übergabe der als archivwürdig bewerteten Unterlagen ans Staatsarchiv zur Archivierung. Die Ablieferung erfolgt durch die öffentlichen Organe.
Die übergebenen Unterlagen werden ebenfalls als „Ablieferung" bezeichnet und im Staatsarchiv mit Jahreszahl und Laufnummer verzeichnet. 

Ablieferungsvereinbarung

Hält die Bewertungsentscheide des Staatsarchivs zum Aktenangebot fest und legitimiert das öffentliche Organ zur Vernichtung der als nicht archivwürdig bezeichneten Unterlagen.

Akten (Unterlagen)

Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der öffentlichen Organe sowie ergänzende Unterlagen. Akten entstehen aus einem Verwaltungsakt bzw. Geschäftsvorgang und besitzen Geschäftsrelevanz.

Aktenangebot

Auflistung aller Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die das öffentliche Organ deshalb vor der Vernichtung dem Staatsarchiv zur Übernahme anbietet. Es enthält mindestens eine Liste der angebotenen Aktengruppen/Serien, deren Laufzeiten (von-bis-Daten) und deren Umfang.

Aktenführung

siehe Informationsverwaltung

Aktenplan (Ordnungssystem, Registraturplan)

Systematische Einteilung der anfallenden Unterlagen nach Aufgaben und Prozessen eines öffentlichen Organs. Der Aktenplan steuert die Ablage der einzelnen Dossiers. Kann verwendet werden für die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechten, Aufbewahrungsfristen, Standorten usw.

Anbietepflicht

Gesetzliche Pflicht der öffentlichen Organe, nicht mehr benötigte Akten vor der Vernichtung dem Staatsarchiv anzubieten. „Nicht mehr benötigt" bedeutet, dass die interne oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Archiv (Endarchiv)

Einrichtung zur dauerhaften Bewahrung, Erschliessung und Vermittlung von archivwürdigen Unterlagen. Das Staatsarchiv ist das Archiv des Kantons und seiner Rechtsvorgänger.

Archivwürdigkeit

Kriterium für die Übernahme von Unterlagen ins Staatsarchiv zur dauernden Aufbewahrung. Archivwürdige Unterlagen sind für die Dokumentation des staatlichen Handelns besonders aussagekräftig und eignen sich als historische Quellen.
Das Staatsarchiv entscheidet nach Anhörung der öffentlichen Organe über die Archivwürdigkeit von Akten.

Aufbewahrungsfrist

Frist, während der abgeschlossene Geschäfte beim öffentlichen Organ aufbewahrt werden müssen, weil sie für die Aufgabenerfüllung noch benötigt werden. Bestehen keine gesetzlichen oder verwaltungsinternen Vorgaben, muss die Aufbewahrungsfrist pro Aktengruppe intern definiert werden.

Bewertung

Analyse der Unterlagen bezüglich ihrer Archivwürdigkeit. Führt zur Auswahl der dauernd aufzubewahrenden Teile eines Aktenangebots. Die Bewertung ist Aufgabe des Staatsarchivs. Das Fachwissen der öffentlichen Organe wird dabei mit einbezogen.

Dossier

Als Dossier gilt die Gesamtheit der relevanten Akten (Unterlagen) zu einem Geschäft. Grundsätzlich entsteht pro Geschäft ein Dossier.

Einsicht in Archivgut

Einsicht in Archivgut richtet sich nach dem Gesetz über die Information und den Datenschutz und nach dem Archivgesetz.

Fachanwendung (Fachapplikation)

Software, die beim öffentlichen Organ der Verwaltung geschäftsrelevanter Daten dient (beispielsweise Stammdatenverwaltung) und über fachspezifische Funktionen verfügt.

Federführung

Die federführende Stelle bzw. Person ist dafür verantwortlich, dass das Dossier vollständig und nachvollziehbar geführt wird und alle geschäftsrelevanten Unterlagen darin abgelegt sind.

Geschäftskontrolle GeKo

Software zur kontrollierten Bearbeitung und Verwaltung der Geschäfte eines öffentlichen Organs. Die Funktionalitäten umfassen normalerweise Fristenkontrolle, Workflow-Überwachung sowie statistische Auswertungen. Früher übernahmen Register oder Karteien diese Funktionen.

Geschäftsrelevanz

Geschäftsrelevant sind jene Dokumente und Informationen aus einem Geschäftsvorgang/Verwaltungsakt, die zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs unverzichtbar sind.

Geschäftsverwaltungssystem GEVER

siehe Records Management System RMS

Informationsverwaltung (Aktenführung, Records Management, Schriftgutverwaltung)

Gesteuertes und geordnetes Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Archivieren, Vernichten, Suchen und Finden von Informationen, die im Lauf der Geschäftstätigkeit entstehen. Das öffentliche Organ verwaltet seine Information so, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist.

Laufende Ablage

Ablage (physisch oder digital), in der die laufenden, noch nicht abgeschlossenen Geschäfte aufbewahrt werden.

Lebenszyklus von Unterlagen (Life Cycle)

Zentrales Konzept der rechtskonformen Informationsverwaltung. Unterscheidet drei Lebensphasen von Unterlagen: Die Laufende Ablage, die Ruhende Ablage und das Archiv.

Ordnungssystem

siehe Aktenplan

Records Management

siehe Informationsverwaltung

Records Management System RMS (GEVER)

Software, die neben den Funktionalitäten einer Geschäftskontrolle auch die digitale Dokumenten- bzw. Dossierverwaltung ermöglicht. Die elektronische Geschäftsverwaltung umfasst somit drei Elemente: Dossierbezogene Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle. Ein RMS ist Voraussetzung für die rechtskonforme digitale Aktenführung.

Registraturplan

siehe Aktenplan

Ruhende Ablage (Vorarchiv)

Ablage (physisch oder digital), in der die abgeschlossenen Geschäfte während einer bestimmten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

Schriftgutverwaltung

siehe Informationsverwaltung

Unterlagen

siehe Akten