Einsichtnahme in abgelieferte Unterlagen für die Verwaltung

Bild aus dem Magazin

Die Einsichtnahme in Archivbestände des Staatsarchivs richtet sich grundsätzlich nach den Bestimmungen des Gesetzes über die Information und den Datenschutz. Die datenschutzrechtliche Verantwortung geht mit der Aktenablieferung von der Amtsstelle ans Staatsarchiv über. Die abliefernden Stellen können jedoch auf die eigenen Unterlagen zurückgreifen, sofern dies zur Erfüllung ihrer Aufgabe notwendig ist.

Zugang

Anfragen für eine Einsichtnahme sind mit möglichst präzisen Angaben (Einsichtsgrund, Betreff, Fallnummer, Zeitangaben, Ablieferungsjahr etc.) schriftlich oder telefonisch an die zuständige Ansprechperson zu richten. Abgelieferte Unterlagen, die vom Staatsarchiv bereits fachgerecht umgepackt sowie in der Archivdatenbank verzeichnet wurden und keiner Beschränkung mehr unterliegen, können auch online recherchiert werden.

Einzelne Dokumente werden vom Staatsarchiv kopiert und via interne Post zugeschickt, umfangreiche Dossiers müssen im Lesesaal des Staatsarchivs konsultiert werden. In der Regel stehen die Unterlagen innerhalb von drei Arbeitstagen zur Verfügung.

Archivische Schutzfristen

  • Unterlagen, die bereits vor ihrer Ablieferung öffentlich zugänglich waren, bleiben dies weiterhin und können frei eingesehen werden.
  • Für Unterlagen mit Personendaten gilt eine Schutzfrist von 30 Jahren, für Unterlagen mit besonderen Personendaten eine Schutzfrist von 80 Jahren, für Patienten- und Patientinnendokumentationen eine Schutzfrist von 120 Jahren. Massgebend für die Berechnung des Schutzfristendes ist der Dossierabschluss.
  • Für bestimmte Kategorien von Unterlagen gelten besondere Bestimmungen.
  • Für Einzelheiten vgl. Archivgesetz (LS 170.6, insb. §§ 11 und 11 a), Informations- und Datenschutzgesetz (LS 170.4) sowie Patientinnen- und Patientengesetz (LS 813.13).